Pasos para realizar un cronograma de actividades para tu empresa
El departamento de Recursos Humanos de una empresa es uno de los que más funciones asignadas tienen y del que dependen una gran cantidad de tareas que hay que realizar cumpliendo metódicamente con los tiempos asignados, por lo que contar con un cronograma de actividades para su gestión puede convertirse en una herramienta imprescindible para llevarlas a cabo con éxito.
¿Qué es un cronograma de actividades?
La propia etimología de la palabra cronograma, proveniente del griego crono- (“tiempo») y -grama (“escrito» o “gráfico») nos lleva directamente a la definición que emplea la RAE, “calendario de trabajo».
Por tanto, un cronograma de actividades es una herramienta gráfica con la que poder controlar diversas actividades en el tiempo, es decir, fijando sus horarios y fechas de realización para llevar una buena planificación.
Dentro de los RRHH de una empresa, sirve para realizar funciones tan diversas como la de planificar los turnos de la plantilla, organizar los días de vacaciones de los trabajadores, así como los días libres o de asuntos propios, e incluso mejorar la comunicación interna de la empresa, por ejemplo, entre los diversos departamentos, permitiéndoles disponer de toda la información de un modo inmediato y actualizado.
Aunque es un recurso que se utiliza desde hace mucho tiempo, primero de manera manual y actualmente empleando programas de software y aplicaciones especializadas, las nuevas formas de trabajo, de lleno en el mundo digital, lo han convertido en un requerimiento esencial para simplificar y mostrar de un modo mucho más descriptivo cualquier actividad de la empresa.
Algo que se ha puesto todavía más de relieve tras la pandemia, que abrió el camino hacia la generalización del teletrabajo y derivó en un tipo de comunicación mucho más virtual y no tan presencial, donde los trabajadores ya no se encontraban en el mismo espacio físico de trabajo.
Beneficios de crear un cronograma de actividades
Contar con un cronograma de actividades ofrece muchos provechos para la empresa como:
- Facilitar el seguimiento y registro de los horarios, sobre todo en el caso de empresas en las que los trabajadores realizan su trabajo a turnos o tienen jornadas laborales más personalizadas de acuerdo con sus necesidades.
- Hacer estimaciones más exactas de los tiempos de las actividades o proyectos, anticipando así posibles retrasos, pudiendo así modificar las fechas, reorganizar las tareas o informar con margen de tiempo a clientes, proveedores, etcétera.
- Asignar de manera más eficaz las tareas individuales y crear una mejor interrelación entre ellas y quienes las realizan, conformando un equipo o departamento cohesionado, activo y bien articulado para resolver cualquier obstáculo y poder cumplir con los objetivos.
- Disponer de una imagen integral de la estructura de la empresa/proyecto.
- Aumentar la productividad en general gracias a todos los puntos anteriormente señalados.
Cómo crear un cronograma de actividades
Para darle forma al cronograma de actividades y que sea realmente eficiente, es importante realizar estos pasos:
- Identificar las tareas individuales del proyecto elaborando un listado con cada una de ellas, desglosándolas por etapas para completar el proyecto.
- Reseñar por escrito la vinculación en cuanto a jerarquía (escala de importancia y nivel de dependencia) de las tareas entre sí para planificarlas de forma adecuada, y tratar así de prevenir algún tipo de retraso.
- Determinar el lapso de tiempo destinado a cada actividad, e incluso el previsto para la espera entre ellas, basándonos en experiencias previas o consultando a expertos en la materia si fuese necesario.
- Señalas las fechas de principio y final de cada actividad teniendo en cuenta los datos anteriores (tareas, dependencia de las tareas y tiempo para cada una de ellas) Para ello se puede usar el clásico diagrama de Gantt, una herramienta de gestión de proyectos en la que se incluye una barra horizontal de color por actividad para facilitar la visualización del proyecto.
- Establecer los requerimientos necesarios para llevar a cabo las tareas, incluyendo todos los recursos, esto es, materiales que se van a utilizar, así como el personal que se va a encargar de cada paso o labor.
- Supervisar y actualizar los datos, especialmente si surge alguna incidencia o retraso, para modificar el cronograma de actividades y reajustarlo con los cambios pertinentes.
Ejemplos de programas para crear cronogramas de actividades
Hoy en día podemos encontrar un sinfín de opciones que nos permitirán disponer de un cronograma de actividades de manera sencilla y muy intuitiva. Algunos de los programas más empleados son:
- ProjectLibre, un software de administración de proyectos gratuito compatible con Linux, Mac y Windows. Con él pueden realizarse tanto diagramas de Gantt como gráficos PERT. Permite añadir tareas, fechas límite, recursos, generar informes e imprimir gráficos.
- Sesame HR, un programa multidispositivo específico para RRHH que incluye una base de datos de los empleados con la que asignarles las tareas, una completa gestión de los horarios (vacaciones, turnos…) e informes de su productividad, entre otras funcionalidades.
Nosotros ya te hemos comentado todos los pasos para realizar un cronograma de actividades. ¡Es momento de ponerse manos a la obra!
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