Hace poco leí que, para que una reunión fuese efectiva, tenías que celebrarla de pie. De esta manera los asistentes estarían deseando volver a sus puestos e irían directamente a lo importante. Pero, en mi opinión, para que una reunión sea exitosa no hace falta hacer “sufrir” a nuestros invitados; sino simplemente evitar estos errores más frecuentes en las reuniones de trabajo:

  • No invitar a quien se debe: Asegúrate de que los invitados de la reunión son aquellos que tienen que estar para alcanzar el objetivo de esta. A veces invitamos a gente que debe de estar invitada en un paso posterior o anterior al proyecto o tema en cuestión.
  • No tener ni objetivo ni agenda: Es muy importante que cuando se convoque la reunión se haga explicando su objetivo y la agenda que se seguirá. Además, la reunión también será más efectiva si se adjunta información previa a los asistentes.
  • No tener los tiempos claros: Las reuniones son un momento perfecto para entablar relaciones personales, tanto al inicio como al final. Pero, una vez entrado en materia, no hay que distraerse con temas que no estén en el orden del día. Esto me recuerda lo importante que es definir cuánto tiempo se estima por cada bloque.
  • No tener un “árbitro”: Toda reunión tiene un claro maestro de ceremonias que será el encargado de guiar el debate que se genere, así como marcar los tiempos. 
  • No escuchar a todos los asistentes: Asegúrate de que en la medida de lo posible todo el mundo habla en público y te da su opinión. De esta manera conseguirás recoger todo lo que necesitas para llegar al objetivo marcado. ¡Si están ahí será por algo! 
  • No hacer un cierre correcto: Cuando una reunión termina no lo hace como un punto final; sino que de ella siempre salen nuevas tareas, compromisos, otras reuniones, etc. Por ello, al finalizar, comunica los nuevos pasos, sus responsables y sus tiempos. También es momento de mostrar tu agradecimiento.

Todos estos consejos para evitar los errores más frecuentes en las reuniones de trabajo aumentarán el éxito de tu próximo encuentro.

Lidia Alastuey
Responsable de Compensación y Organización en una empresa nacional de seguros