Firma digital desde cualquier lugar de manera segura
Firmas digitales: cómo firmar de manera segura desde cualquier lugar
Los avances tecnológicos permiten hoy en día poder firmar documentos importantes sin necesidad de coger un bolígrafo o tener que acudir al despacho de la otra parte interesada. Pero, ¿es seguro? ¿Podemos garantizar que un contrato firmado digitalmente tiene la misma validez que uno con una firma manuscrita? Sigue leyendo para descubrir más sobre la firma digital y conocer el sistema que usamos en FUE para firmar los convenios de nuestros estudiantes.
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es en realidad una técnica matemática avanzada que se utiliza para validar la autenticidad e integridad de un documento digital, un software o un mensaje. En lugar del tradicional nombre y apellidos que forma una firma manuscrita, en este caso la firma la componen dos claves o secuencias de caracteres separadas.
Es decir, se aplican mecanismos criptográficos usando la tecnología que tenemos a nuestro alcance, para asegurar a la persona que recibe el documento que:
- La persona que firmó el documento en primer lugar es real.
- El emisor no puede negar que envió el documento.
- El mensaje está intacto tal y como se emitió.
Por lo tanto, autenticación, no repudio e integridad son las tres características principales de este sistema de firma que puede encontrarse con tres variaciones.
Tipos de firmas digitales
Las firmas digitales se dividen en función de la seguridad que ofrece cada una, la elección de una y otra dependerá en cada caso de las necesidades del documento o el acuerdo al que se vaya a llegar.
Firma electrónica simple
Se trata de la firma que ofrece menos garantías de seguridad. Para firmar se utilizan datos electrónicos anexos a otros datos electrónicos o asociados con ellos. Tiene validez legal, aunque es cierto que para poder demostrarlo hay que hacerlo con pruebas complementarias ya que no permite atribuir la firma a un firmante en concreto.
Un ejemplo de este tipo de firma digital es el número de identificación personal al acceder a un cajero automático de un banco o la aceptación de los términos de un contrato electrónico.
Firma electrónica avanzada
Este tipo de firma, sin embargo, sí se vincula al firmante de manera única por lo que ofrece más garantías legales, ya que en su creación se usan datos cuya modificación se detecta fácilmente. Es una manera de asegurar que se preserva la identidad de los datos y que permite firmar de manera segura con una clave privada.
En la Fundación Universidad Empresa utilizamos este tipo de firma mediante el método OTP (one time password), que permite crear una contraseña única con una autentificación de dos pasos. El proceso de firma de nuestros convenios sigue por lo tanto un proceso que podríamos resumir de la siguiente manera:
- Recepción de un email con dos links para firmar de manera individual un documento o varios.
- Selecciona la opción que más te interesa.
- Después decide si firmar de manera simple o avanzada mediante un certificado digital.
- Pulsa en ver documento y márcalo como leído.
- En caso de no tener certificado digital recibirás un SMS con un código OTP que tendrás que introducir.
- Una vez hecho, simplemente pincha en firmar.
Para que puedas ver de manera gráfica el proceso de firma electrónica avanzada te presentamos la siguiente infografía.
Firma electrónica cualificada
Este tipo de firma se crea mediante un dispositivo de creación de firmas electrónicas que se basa a su vez en un certificado cualificado. Este tipo de firma tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita.
Firma digital VS firma electrónica
Es muy habitual usar los términos firma digital y firma electrónica indistintamente, sin embargo tienen una diferencia fundamental. Las firmas digitales son más seguras. Tal y como hemos visto cumplen con distintos grados de seguridad, pero en cualquier caso ofrecen una garantías legales que no pueden cumplir las firmas electrónicas.
Validez legal de la firma digital
Tanto la firma digital avanzada, como la firma digital cualificada cumplen los requisitos necesarios para tener plena validez legal. Esto es así porque el contenido firmado se puede asociar a una persona en particular gracias a la tecnología de firma digital. Pero veamos porqué:
- En España el número de teléfono está vinculado a una persona única que en este caso es el firmante.
- El número de teléfono es personal y puede identificar al firmante.
- El acceso a la petición de firma que se envía por email y el código SMS OTP que se manda al móvil del firmante están bajo el control de esa persona.
- El documento se vincula a esos datos de manera que se puede comprobar si se modifica posteriormente.
Además, es posible encontrar otras evidencias que ponen en valor la firma digital como la recepción de enlace por email y su pulsación o la trazabilidad del SMS. Aunque por supuesto, este método no es válido en países en los que las tarjetas SIM se obtienen de manera anónima.
¿Cómo instalar la firma digital?
La instalación de una firma digital puede variar dependiendo del sistema operativo y el software que esté utilizando. A continuación, te daré una guía general para instalar una firma digital en Windows y en macOS usando Adobe Acrobat Reader DC, que es una de las aplicaciones más comunes para trabajar con documentos PDF y firmas digitales.
Instalación de firma digital en Windows con Adobe Acrobat Reader DC:
Paso 1: Obtener un certificado digital Para utilizar una firma digital, necesita obtener un certificado digital de una entidad de certificación de confianza. Puedes adquirir uno en línea o en una entidad certificadora autorizada.
Paso 2: Instalar el certificado en tu sistema Una vez que tengas el certificado digital, es necesario instalarlo en tu computadora. Normalmente, recibirá un archivo con extensión .p12 o .pfx que contiene el certificado y la clave privada. Doble clic en el archivo e ingresa la contraseña proporcionada por la entidad certificadora para importar el certificado.
Paso 3: Configurar Adobe Acrobat Reader DC Abre Adobe Acrobat Reader DC en tu computadora. Ve a «Editar» en la barra de menú y selecciona «Preferencias».
Paso 4: Configure Firma Dentro de las preferencias, busque y seleccione «Firmas» en el panel izquierdo. Luego, haga clic en «Más configuraciones» bajo la sección «Crear y firmar».
Paso 5: Agregar un certificado En la ventana de configuración de firma, haz clic en «Agregar ID» en la sección «Configuración de identidad digital». Selecciona «Añadir firma» y elige «Usar un certificado». A continuación, seleccione el certificado que importaste previamente.
Paso 6: Establecer opciones de firma Personaliza las opciones de firma según tus preferencias. Puede configurar el tipo de firma, la apariencia, la ubicación, entre otros detalles.
Paso 7: Firmar un documento Con la configuración completa, puede firmar un documento PDF abriendo el archivo en Adobe Acrobat Reader DC. Luego, haga clic en el icono «Rellenar y firmar» en la barra de herramientas y seleccione «Firmar documento». Haz clic en la ubicación donde desees agregar la firma y sigue las instrucciones para completar el proceso de firma digital.
Instalación de firma digital en macOS con Adobe Acrobat Reader DC:
Los pasos son similares en macOS, pero las fechas de los menús y las opciones pueden variar ligeramente.
Paso 1: Obtener un certificado digital Adquiere un certificado digital válido de una entidad certificadora de confianza.
Paso 2: Instalar el certificado en macOS Haga doble clic en el archivo del certificado (.p12 o .pfx) y siga las instrucciones para importar el certificado en el acceso al llavero de macOS.
Paso 3: Abrir Adobe Acrobat Reader DC Inicia Adobe Acrobat Reader DC en tu Mac.
Paso 4: Configure Firma Ve al menú «Acrobat Reader DC» en la barra de menú y seleccione «Preferencias».
Paso 5: Configurar Firma Digital En la sección «Firma», haz clic en «Configurar ahora» para configurar tu firma digital. Selecciona el certificado que importaste en el paso 2.
Paso 6: Firmar un documento Abre el documento PDF que deseas firmar, luego ve al menú «Herramientas» y selecciona «Rellenar y firmar». Luego, seleccione «Firmar» y siga las instrucciones para aplicar su firma digital al documento.
Recuerda que estos pasos pueden variar según la versión de Adobe Acrobat Reader DC o el software que utilices para trabajar con firmas digitales. Es posible que otras aplicaciones o sistemas operativos tengan procesos de instalación diferentes, por lo que siempre es recomendable consultar la documentación específica de la herramienta que estés utilizando.
Cosas importantes que tienes que conocer sobre la firma digital
La firma digital es una tecnología que proporciona seguridad y autenticación en el mundo digital al garantizar el aparato y la autenticidad de los documentos electrónicos. Aquí hay algunas cosas importantes sobre la firma digital:
Autenticidad e Integridad: La firma digital verifica la identidad del firmante y permite garantizar que el contenido del documento no ha sido modificado desde que fue firmado. La firma digital proporciona un nivel de confianza y autenticidad que no se puede lograr con una firma manuscrita.
Certificados digitales: La firma digital utiliza certificados digitales emitidos por Autoridades de Certificación (CA). Estos certificados contienen información sobre la identidad del titular y la clave pública utilizada para firmar documentos. Los CA son entidades de confianza que emiten y gestionan estos certificados.
Funcionamiento de la firma digital: La firma digital utiliza algoritmos de criptografía de clave pública para crear una firma única y vinculada al documento. El firmante utiliza su clave privada para firmar el documento, y cualquiera puede verificar la firma utilizando la clave pública del firmante.
No se puede alterar ni falsificar: Una vez que un documento ha sido firmado digitalmente, cualquier modificación en el contenido invalidará la firma. Esto garantiza que el documento no pueda ser alterado o falsificado sin que la firma sea detectada como inválida.
Validez legal: La firma digital tiene validez legal en muchos países y es reconocida en diversas legislaciones y normativas. Sin embargo, la validez legal puede variar según el país y el tipo de documento.
Uso en transacciones electrónicas: La firma digital se utiliza ampliamente en transacciones electrónicas, como contratos, acuerdos legales, declaraciones de impuestos electrónicos y procesos de negocio en línea.
Eficiencia y ahorro de tiempo: La firma digital elimina la necesidad de imprimir documentos, firmarlos físicamente y escanearlos nuevamente para enviarlos electrónicamente. Esto mejora la eficiencia y ahorra tiempo en el proceso de firma y envío de documentos.
Seguridad en el almacenamiento: Los certificados digitales y las claves privadas asociadas deben ser almacenados de forma segura para evitar el acceso no autorizado. Es importante proteger estos elementos con contraseñas sólidas y utilizar medidas de seguridad adicionales, como tokens de seguridad o hardware de seguridad.
Interoperabilidad: La firma digital basada en estándares abiertos permite que diferentes sistemas y aplicaciones puedan verificar y procesar firmas digitales entre sí, promoviendo la interoperabilidad y la adopción generalizada de esta tecnología.
En resumen, la firma digital es una herramienta crucial para garantizar la seguridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el mundo actual, la confianza en las transacciones digitales y reducir la dependencia de los procesos de papel.
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