Gestión de proyectos: Claves para el éxito

Existen cientos de libros, webinars, cursos,… que hablan sobre la gestión de proyectos. Sin embargo, lo cierto es que la mejor manera de aprender a gestionar proyectos y conseguir su éxito es poniéndose manos a la obra.

Desde mi rol como Manager del Área de Proyectos de la FUE me encargo de recoger las necesidades de las empresas, instituciones educativas y otros colaboradores de la Fundación, o las que puedan surgir a nivel interno, y darles forma a modo de proyecto. Una vez superadas las primeras fases de Ideación y Planificación, los grandes profesionales del Área de Proyectos que dirijo se ponen manos a la obra con la Ejecución del mismo, siempre acompañados de miembros de otras áreas que, en función del tipo de proyecto, sean necesarios en su desarrollo. Podemos decir que funcionamos como una máquina muy bien engrasada y que los proyectos en la FUE son un éxito gracias a tantos años de experiencia.

Cómo gestionar un proyecto con éxito

Precisamente gracias a este recorrido me atrevo a darte algunos consejos que yo considero clave y que tengo grabados a fuego a la hora de idear, planificar, implementar, hacer seguimiento y evaluar un proyecto. ¡Espero que te sean muy útiles!

Organiza un buen calendario de proyecto

Es imprescindible contar con un deadline para entregar el producto final o alcanzar ese objetivo último que nos hemos marcado, pero… ¿y hasta entonces? Aquí llega esa organización crucial de los tiempos, que si sigues una metodología Agile dividirás en sprints de trabajo. En definitiva, tendrás que fasear el proyecto para ir controlando que el ritmo de trabajo sea el correcto y el deadline se pueda cumplir.

Dentro del calendario es fundamental que tengas en cuenta cada hito importante y aquellas tareas que sí o sí deben completarse para poder pasar a siguientes fases. Por ejemplo, imagina que tienes que entregar una web. Antes de hacer esa entrega, necesitarás que se haya comprado el dominio, que la estructura esté clara, que los copies estén redactados y revisados, que el favicon esté listo, y una buena lista de etcéteras.  

Asigna las tareas y defínelas a fondo 

Hilando con ese calendario de proyecto y las tareas que comentábamos, no tenemos que ponerles un deadline simplemente, sino que es muy importante que esas tareas estén muy bien definidas y sean asignadas a personas concretas. En las reuniones de lanzamiento y seguimiento del proyecto es importante verificar que cada miembro del equipo ha entendido bien qué es lo que tiene que hacer y cuándo debe entregarlo.

Promueve la comunicación en el equipo 

Dentro del squad que participará en el proyecto las personas ejercerán distintos roles y participarán en mayor o menor medida dentro de su consecución. Por ello, es importante que establezcas puntos y mecanismos de información, para que todos los miembros conozcan al detalle su cometido, estén informados de los avances, de las nuevas tareas y fases, de posibles obstáculos a sortear, etc.

Mi recomendación es que establezcas una primera reunión de lanzamiento de proyecto, así como reuniones periódicas de seguimiento en las que todos podáis compartir bloqueos, aprendizajes, próximos pasos, etc. ¿Cuántas y en qué momento? El propio proyecto y los deadlines que tengáis lo marcarán.

Si es un proyecto a muy largo plazo tal vez una reunión quincenal o mensual sea suficiente, pero si es un proyecto que debe concluir próximamente, es posible que tengáis que reuniros varias veces en una semana, por ejemplo, para compartir avances y progresar a buen ritmo. 

Trabaja con Productos Mínimos Viables 

¿No te ha pasado alguna vez que has invertido horas y horas en un trabajo/proyecto y, cuando lo has entregado perfectamente terminado, te has dado cuenta de que no era lo que se esperaba o te han cambiado drásticamente tu planteamiento inicial? Esto es bastante frecuente cuando no trabajas con Productos Mínimos Viables. ¿Qué es esto?

Pues es algo tan sencillo como pequeñas “porciones” del proyecto o trabajo que vas entregando a la persona responsable final del mismo para que te vaya validando el planteamiento y los contenidos. De esta forma, te aseguras de ir siempre por el buen camino y, si hay algo que corregir, el trabajo invertido es mucho menor que si hubieras finalizado el proyecto al 100%.

Realiza un informe final de proyecto 

Esto es esencial por varios motivos. En primer lugar, te ayudará a hacer balance del proyecto y a presentar a quien sea necesario cuáles han sido los resultados. Detallar por escrito los datos del proyecto te servirá para aprender de aquello que funcionó, pero también de lo que es mejorable.

Por lo tanto,es muy importante realizar una retrospectiva de proyecto en la que recoger ambos aspectos, ya que servirán tanto para mejorar este proyecto en el futuro si es recurrente como para cualquier otro proyecto que se pueda presentar. En este sentido, te recomiendo que dediques una sección a posibles mejoras del proyecto de cara a próximas ediciones del mismo, para que si en el futuro a ti o a otra persona le toca abordar el mismo proyecto o uno similar tenga esos aprendizajes recogidos y el proyecto salga aún mejor. 

No hay una forma mejor o peor en lo que se refiere a la gestión de proyectos; pero, como ves, sí hay aspectos fundamentales que nos llevarán al éxito. Yo lo resumiría en: planificación, organización, comunicación, análisis, seguimiento, evaluación y, sobre todo, muchas ganas e implicación. ¡Suerte!

Por último, recuerda que, desde la Fundación Universidad-Empresa y Talentoteca estamos aquí para ayudarte en lo que puedas necesitar.